Presentasi 8 Step QC For Leader Standard Astra Group
Jumat, 23 Februari 2018
Pembuatan presentasi untuk project dan improvement yang dilakukan
karyawan sangat penting untuk sebagai laporan dan juga dapat membantu dalam meningkatkan
jenjang karir semua karyawan terutama untuk karyawan Astra Group, untuk itu
dari pengalaman saya saat masuk ke Astra Group pertama kali di tahun 2013 lalu,
kita dutuntut untuk bisa membuat suatu sebuah presentasi dengan 8 langkah untuk
pembuatan laporan dalam project dan improvement yang akan kita lakukan.
Presentasi dengan 8 langkah tersebut sudah menjadi standard yang baku
buat Astra Group, karena dengan 8 langkah tersebut alur yang diharapkan akan
terjabarkan dengan jelas, dari proses Antara lain :
1.
Menentukan
Tema & Judul
2. Menetapkan Target
3. Analisa Faktor Penyebab & Menentukan
Sumber Penyebab
4. Mencari Ide – ide & Rencana Perbaikan
5. Implementasi Rencana Perbaikan
6. Evaluasi Hasil
7. Standarisasi & Rencana Pencegahan
8.
Penetapan
Perbaikan Berikutnya
Dari 8 step tersebut diharapkan perbaikan yang kita lakukan dapat
menjelaskan dengan detail kepada atasan ataupun kepada tim penilai nantinya. Mari
kita bahas 8 langkah tersebut satu per satu.
STEP 1 (MENENTUKAN TEMA &
JUDUL)
Beberapa hal yang membentuk step 1 adalah sebagai berikut dan
penjelasannya :
Tema merupakan masalah yang
akan diangkat untuk dianalisa, dicari apa penyebabnya, dan ditanggulangi.
Masalah
Menyimpang dari keinginan
Menyimpang dari target yang sudah ditentukan
Menyimpang dari standard yang ada
Lima Faktor Produksi : 4M1E
Adakah masalah yang berhubungan dengan material (MATERIAL) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan mesin/alat (MACHINERY) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan manusia (MAN) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan metode (METHOD) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan lingkungan (ENVIRONMENT) ?
Pertanyaan Untuk Mencari Tema
Adakah yang bisa dibuat lebih akurat ?
Adakah yang bisa dibuat lebih cepat ?
Adakah yang bisa ditingkatkan ?
Adakah yang bisa dibuat lebih murah ?
Adakah yang bisa dibuat lebih mudah ?
Adakah yang bisa dibuat lebih ringan ?
Adakah yang bisa dibuat lebih bersemangat ?
Adakah yang bisa dibuat lebih aman ?
Tiga masalah dalam pekerjaan :
Adakah masalah yang berhubungan dengan pemborosan (MUDA) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan ketidakseimbangan (MURA) ?
Adakah masalah yang berhubungan dengan beban berlebihan (MURI) ?
DATA SEBAGAI SUMBER TEMA
Manfaat Data :
1.Bisa menggambarkan keadaan saat ini
2.Bisa digunakan untuk mengendalikan proses
3.Bisa digunakan untuk inspeksi dan evaluasi
4.Bisa digunakan untuk menganalisa dan memperbaiki proses
Bicara Dengan Data
• Nyatakan persoalan menjadi karakteristik yang terukur
• Persoalan bisa dilihat dari data yang ada, bukan berdasarkan
anggapan semata
Langkah-Langkah Pengumpulan
Data
• Rencanakan pengumpulan data (data apa, siapa yang mengumpulkan data,
dimana dan kapan data dikumpulkan)
• Pastikan cara memperoleh data (bagaimana cara mengumpulkan data)
• Kumpulkan data (sumber data)
Business Case
Business Case merupakan latar belakang dari project yang dilakukan.
Business Case dibuat untuk memperkuat atau memperjelas akan pentingnya tema /
judul yang diambil untuk dijadikan project improvement. Beberapa pertanyaan berikut ini dapat
membantu perumusan business case :
• Mengapa project penting untuk
dilakukan ?
• Mengapa perlu dilakukan saat
ini ?
• Apa konsekuensinya jika
project ini tidak dilakukan ?
Problem Statement
Problem statement berguna untuk memperjelas masalah yang dipilih dan
mencakup deskripsi permasalahan yang ada.
Problem statement harus mampu menjawab beberapa pertanyaan berikut :
a.Apa yang tidak sesuai dengan keinginan customer ?
b.Kapan dan dimana problem terjadi ?
c.Seberapa besar dan apa akibat problem tersebut ?
>>>> Hindari penggunaan pernyataan negatif dan asumsi
belaka.
>>>> Hindari pernyataan yang mengarah pada penemuan sumber
penyebab.
Project Scope
Project Scope berguna untuk membatasi ruang lingkup project perbaikan
yang dilaksanakan.
Beberapa hal yang dapat dimunculkan dalam project scope antara lain :
batasan proses, lokasi, kendala yang dihadapi, dan lainnya. Untuk
memudahkan dapat menggunakan peta SIPOC
(supplier-input-processoutput-customer)
SUPPLIER (S) :
Orang atau kelompok yang menyediakan/memberikan/mensuplai data/informasi, material, dokumen, atau
sumber daya yang lain.
INPUT (I) :
Data/informasi, material, dokumen atau sumber daya yang lain yang digunakan dalam Proses.
PROCESS (P) :
Sekumpulan langkah atau tahapan yang mentransformasikan Input menjadi Output dan idealnya memberikan nilai
tambah.
OUTPUT (O) :
Hasil akhir dari Process.
CUSTOMER (C) : Orang, kelompok, atau proses yang menerima
Output.
Key Point dalam menentukan Tema
& Judul :
1 Tema merupakan problem
tunggal yang diambil dari problem majemuk
Sistematika alur penentuan project improvement jelas, runut ke arah
pengerucutan masalah (Masalah tunggal) di dukung dengan data valid Beberapa Sumber Tema : - Tujuan Perusahaan / allignment Form 8,
Form 9, Form 10 - KPI - Hasil Audit - Hasil Critical Risk Assessment - Voice Of Customer
2 Tema adalah Tujuan Aktivitas
QCC
Tema bukan aktiviatas,solusi, tetapi tujuan dari aktivitas yang
mengarah ke QCDSM
3 Tahap Awal ambil 5 problem
utama
Problem adalah penyimpangan keadaan ideal / harapan / Target dengan
Actual Identifikasi problem majemuk
dengan stratifikasi / pareto untuk menenetukan tema
4 Breakdown Problem
Tema yang di tentukan melalui
hasil stratifikasi Problem, harus diuraikan / Diturunkan (breakdown)
dengan pareto untuk mendapatkan problem yang lebih kecil, prioritas ,dan
tunggal sehingga bisa menentukan judul
STEP 2 (MENETAPKAN TARGET)
Setelah tema diputuskan (dipilih), maka saatnya untuk menentukan
target. Target yang terukur akan lebih
mudah dipahami. Gunakan pertimbangan berikut untuk menetapkan target
perbaikan:
APA : item atau karakteristik yang akan
dievaluasi
BERAPA : nilai target yang
akan dicapai (terukur)
KAPAN : pengiriman atau target
tsb selesai
Point-point yang perlu
diperhatikan dalam menentukan target :
Key Point dalam menentukan
Target :
1 Target harus menantang
Target merupakan tantangan, ditetapkan tujuan paling maksimal yang
dihadapi dan diselesaikan oleh group
2 Target Berkorelasi dengan Judul yang diangkat
3 Menjelaskan target berdasarkan
:
a. Berdasarkan SMART :
• S = Target Secara spesifik
• M = paparkan ukuran target (menaikkan,menurunkan)dari berapa menjadi
berapa / Accountable
• A = Paparkan hal yang mendukung bahwa target dapat di capai dan
terukur (kalkulasi,kemampuan source,kejadian history,benchmark di tempat lain)
• R = Target ada dasar penentuan (mendukung target perusahaan,
kalkulasi teknis)
• T = Waktu target dicapai
b. Berdasarkan Target yang ditetapkan perusahaan
c. Target yang diminta oleh Customer
d. Kondisi Terbaik yang pernah dicapai
e. Hasil dari analisa / perhitungan ilmiah
4 Paparkan prediksi manfaat potensial dan masalah potensial (SWOT
Target) & Key Succes Factor Target
5 Verifikasi Stakeholder yang terlibat dengan proyek improvement
6 Tunjukkan Charter letter of apporoval Target dari management
(Facilitator/Dept Head/PM)
STEP 3 (ANALISA FAKTOR PENYEBAB & MENENTUKAN SUMBER PENYEBAB)
Lakukan Analisa Kondisi yang
Ada (Anakonda)
Melakukan penyelidikan dan analisis secara lebih teliti dengan tujuan
:
Sasaran :
1.Menemukan akar permasalahan yang sebenarnya.
2.Mendapatkan fakta dan data tentang penyimpangan- penyimpangan atau
kondisi-kondisi yang tidak baik, yang berhubungan dengan akar permasalahan.
Aktivitas :
1. Persempit masalah
2. Genba, pergi ketempat terjadinya masalah :
a. Selidiki diproses mana
masalah itu terjadi
b. Selidiki kronologis
terjadinya masalah, sehingga kapan dan bagaimana terjadinya masalah itu
dipahami dengan baik.
c. Kumpulkan fakta , data
tentang kondisi-kondisi kurang baik dan penyimpangan yang terjadi
Key Point dalam mencari Akar
Masalah :
Membuat ANAKONDA (Analisa Kondisi yang Ada)
- Anakonda didasari dari setiap proses yang sudah ditentukan di SIPOC
- Cari Potensi Penyebab langsung yang berkorelasi dengan masalah yang
di angkat (berkorelasi dengan judul), dengan cara :
1. Gemba / Real Place =
Melihat langsung ke tempat kejadian/fakta
2. Genchi / Real Thinks =
Mencari sesuatu yang nyata secara langsung dengan memperhatikan faktor 4M+1E
3. Gembutsu / Real Fact =
Mendapatkan Fakta dari data terkini/relevan
- Jangan mengarah ke solusi dulu dan berasumsi (Hindari Jump to
Conclution)
- Adanya pembagian tugas dari tiap anggota tim dalam melakukan
validasi dan pengamatan
Key Point dalam menentukan Akar
Penyebab :
Membuat Diagram Sebab Akibat
- Menggunakan Fishbone Diagram
/ Relation Diagram
- Akar pertama pada
Fishbone/Relation di ambil dari Hasil Anakonda yang hasil validasi bermasalah
(menyimpang dari standart)
- Penulusuran dalam mencari
akar penyebab dipaparkan secara sistematis dan logis dapat dibuktikan saling
berkorelasi Fishbone/Relation diagram)
- Pada saat penelusuran akar
penyebab, bertanyalah Why minimal 3 kali
- Akar penyebab dominan jgn
mengarah kepada solusi(Hindari Jump to Conclution) Membuat Validasi Akar Penyebab
- Akar Penyebab divalidasi dan
paparkan dengan bukti pengamatan lapangan
- Sebaiknya ditentukan akar
penyebab dominan
STEP 4 (MENCARI IDE-IDE &
RENCANA TINDAKAN PERBAIKAN)
Bertujuan untuk merencanakan penanggulangan yang efektif untuk
menghilangkan penyebab utama Pikirkan beberapa alternative penanggulangan
berdasarkan kriteria berikut :
1. Dampak (Seberapa besar masalah itu bisa dieliminir).
2. Teknis (Apakah ide perbaikan dapat dilakukan, diterapkan dan mudah
dioperasikan).
3. Ekonomis (Berapa keuntungan / penghematan biaya yang didapat).
Bila ide-ide solusi lebih dari satu maka pilihlah solusi yang
terbaik
Kriteria solusi terbaik adalah yang memberikan dampak paling
maksimal dalam arti biaya solusi rendah dan memberikan manfaat paling besar
Biaya (cost) solusi adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk
menghasilkan solusi termasuk biaya pengoperasiannya (pengembangan &
implementasi)
Manfaat (benefit) solusi adalah kemungkinan dampak positif yang
timbul karena solusi yang diberikan, misalnya :
pengurangan biaya operasi, pengurangan cycle time, penghematan
pemakaian material, peningkatan produktivitas, dll
Memilih ide solusi merupakan tindakan pengambilan keputusan
Baik biaya maupun benefit yang dinyatakan berkaitan pemilihan solusi
adalah bersifat prakiraan (estimation), ini disebabkan belum ada implementasi
solusi
Salah satu alat untuk memilih solusi ‘terbaik’ adalah dengan
SOLUTION SELECTION MATRIX
Pada saat mengambil keputusan hal yang sering dipakai adalah analisa
biaya-manfaat (cost-benefit) dan prediksi perubahan kinerja
Keputusan yang diambil adalah solusi yang memberikan peningkatan
kinerja paling besar dan memerlukan biaya yang paling kecil serta memperoleh
manfaat yang besar (GRAND SLAM)
Key Point dalam Mencari Ide Perbaikan :
1. Ide Perbaikan Menanggulangi Akar Penyebab
2. Ide Perbaikan dipaparkan dengan alternatif solusi (lebih dari 1
ide)
3. Setiap anggota tim berkontribusi dalam mencari ide perbaikan
4. Pencarian ide bisa dilakukan dengan Brainstorming, hasil studi
literatur, hasil benchmark, dll.
Key Point dalam Menentukan
(Memilih) Ide Perbaikan :
1. Proses pemilihan ide perbaikan berdasarkan atas analisis yang
disepakati oleh TIM / Buat Matrix analysis keputusan (Ex. Analisa
Biaya,Waktu,Kemudahan,Keefektifan,dll)
2. Uraikan detail action plan perbaikan dengan 5W2H (What, How, Why,
When, Where, Who, How Much) serta distribusi peran masing2 anggota tim
3. Sebaiknya disampaikan "target antara" dari setiap solusi
yang dipilih. Target Antara = Target untuk memaparkan korelasi penurunan
masalah pada akar masalah dengan cara menjalankan solusi menanggulangi akar
penyebab
4. Sebaiknya disertakan Validasi / Approval Facilitator (Atasan) dari
setiap Ide yang ditentukan
STEP 5 (IMPLEMENTASIRENCANA
PERBAIKAN)
Bertujuan melaksanakan penanggulangan sesuai dengan rencana yang telah
dibuat. Semua orang yang terlibat ikut
berperan aktif sesuai dengan pembagian tugas yang telah disepakati.
Kumpulkan data dan catat semua hal-hal yang menyimpang selama
pelaksanaannya.
Pengecekan hasil dilakukan dengan membandingkan kondisi sebelum dan
sesudah perbaikan / penanggulangan.
Cara penanggulangan bisa dengan
metoda ECRS:
- Eliminate : Penghilangan
- Combine : Penggabungan
- Re-Arrange : Penataan/penyusunan ulang
- Simplify : Penyederhanaan
YANG PENTING ADALAH SEMANGAT,
ANTUSIASME, DAN BUKTI BUKAN RENCANA
BESAR TETAPI TIDAK ADA YANG TERLAKSANA
Yang perlu dijelaskan dalam Step Penanggulangan Hasil atau aktivitas
pelaksanaan “ HOW “
Liku – liku aktivitas yang telah dilaksanakan
Kesulitan yang telah dilalui
Hasil yang telah dicapai dan bagaimana cara mendapatkannya
Melakukan PDCA, sampai semaksimal mungkin
KEY POINT DALAM IMPLEMENTASI
IDE PERBAIKAN :
1. Paparkan potensial kendala yang kira2 akan dihadapi pada saat
melangkah di implementasi perbaikan
2. Ceritakan Implementasi secara berurutan terhadap proses detail
3. Pada saat implementasi ada
sistem pantau monitoring mengenai apa yang kita lakukan. (PICA format disiapkan
dilampirkan saja di ordner, kalau ditanya diperlihatkan)
4. Sampaikan hambatan pada saat implementasi, dan biasanya ada
picanya, lalu bagaimana kita mengatasi dan menindaklanjuti pica tersebut.
(dokumen kontrol / eviden di simpan saja dalam 1 ordner)
5. Sampaikan perubahan positif dari setiap implementasi perbaikan,
harus diperjelas (sebelum, proses perbaikan, bagaimana melakukan, dan hasilnya
dapat digambarkan dan dijelaskan)
6. Sebaiknya Sampaikan hasil evaluasi "target antara" dari
setiap perbaikan, untuk membuktikan kontribusi positif dan korelasi terhadap
solving akar penyebab
STEP 6 (EVALUASI HASIL)
1. Menjawab target.
• Pastikan evaluasi hasil untuk menjawab target pada Langkah 2,
sebelum melihat dampak yang lain !
2. Penghitungan Cost – Benefit.
• Diukur perbandingan antara benefit yang didapat dengan biaya (cost)
yang dikeluarkan.
3. Tinjauan keberhasilan dengan tolok ukur QCDSM.
• Melakukan analisis perubahan dan manfaat pelaksanaan project
perbaikan secara keseluruhan.
Benefit - Cost
PERHITUNGAN BENEFIT :
Perhitungan benefit yang diperoleh dilakukan untuk mengetahui dampak
implementasi solusi yang dilakukan.
Benefit yang diperoleh bisa dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Tangible Benefit (Real Benefit)
2. Intangible Benefit (Potential Benefit)
Tangible Benefit
Manfaat yang langsung kelihatan atau “manfaat riil”. Tangible Benefit
biasanya digunakan untuk menghitung manfaat bersih (net benefit).
Intangible Benefit
Manfaat yang tidak langsung kelihatan atau “manfaat potensial”.
Intangible Benefit tidak digunakan untuk menghitung QUALITY INCOME
STEP 7 (STANDARISASI)
Standardisasi diperlukan
untuk mencegah masalah yang terulang
kembali. Standarisasi yang dibuat sebaiknya dilakukan dalam bentuk QMS, (SOP,
Standar Parameter, Instruksi Kerja, Kebijakan, dll)
Alasan utamanya adalah :
Standard Operating Procedure
(SOP) Adalah serangkaian kegiatan yang diatur secara sistematis untuk
mencapai suatu tujuan. Fungsi SOP adalah :
1. Melaksanakan salah satu alat pengndalian operasional (Operational
Control) sehingga pengamanan terhadap harta (Asset) perusahaan dapat dicapai.
2. Memonitor kegiatan secara terus menerus dan menganalisis
kemungkinan efisiensi dan efektivitas suatu pekerjaan dapat ditingkatkan lagi.
3. Menetapkan secara jelas pemisahan wewenang dan tanggung jawab, baik
internal unit kerja yang bersangkutan maupun antar unit kerja.
4. Menjelaskan kebijakan operasional dalam melaksanakan kegiatan
masing-masing departemen maupun site.
5. Memudahkan pelatihan bagi karyawan/wati baru di suatu unit kerja
serta mempercepat proses belajar dalam perusahaan secara keseluruhan.
Instruksi Kerja (INK) Adalah rangkaian aktivitas yang menggambarkan
mengenai “bagaimana” aktivitas atau fungsi disuatu bagian atau unit kerja
dilaksanakan.
Standard Parameter (STD)
Adalah Parameter atau ukuran-ukuran atau regulasi Standard yang dijadikan acuan
dalam melakukan suatu proses.
Kontrol dan memantau agar masalah yang sudah diatasi tidak terulang
kembali, dengan cara menjamin Standardisasi
dilaksanakan dengan benar.
Mempelajari data-data kondisi saat ini, dan menentukan thema
berikutnya.
Setidaknya sampaikan hal-hal berikut ini :
Tema dan Judul Improvement berikutnya
Time frame Improvement berikutnya
Demikian penjelsan dari saya terkait 8 step presentasi standard Astra Group yang saya ketahui. jika ingin minta contoh file untuk presentasi 8 step tersebut silahkan bisa email ke mikhaandri11@gmail.com nanti akan saya share. jangan lupa komentarnya ya.